千佳網點創建模塊（三）| 檔案管理(lǐ)
2018/5/30 9:43:19
千佳網點創建過程中，台賬梳理(lǐ)問題由于文檔驗收要求高(gāo)、要素廣、數量多、內(nèi)容精，往往成為(wèi)很多網點失分較多的(de)一(yī)項，從而與千佳失之交臂。
君友咨詢将檔案整理(lǐ)歸為(wèi)十大項，具體為(wèi)：
一(yī)、消費者權益保護與社會責任履行(xíng)；二、經營業績；三、服務檔案；四、服務基礎管理(lǐ)；五、ATM設備巡檢、滿意度調查；六、錄像評審；七、自(zì)查、神秘人檢查；八、員工管理(lǐ)；九、大堂管理(lǐ)、櫃面服務效率；十、服務文化培育。
君友咨詢根據實踐經驗科(kē)學(xué)規劃，把檔案管理(lǐ)項目劃分為(wèi)四個階段，整理(lǐ)曆時十餘天，每個階段整理(lǐ)重點有(yǒu)所不同。
系統歸檔
第一(yī)階段是系統歸檔，這一(yī)階段主要是根據評價标準進行(xíng)系統規整，确保每一(yī)相關考核項目都有(yǒu)對應資料。君友咨詢在近幾年(nián)的(de)整理(lǐ)過程中發現，幾乎各行(xíng)網點每年(nián)都會有(yǒu)多項檔案文件的(de)缺失，問題率将近一(yī)半。這就要求網點平時要重視(shì)積累，至少提前半年(nián)以上的(de)時間準備創優檔案搜集整理(lǐ)工作。
依照服務檔案整理(lǐ)的(de)考核标準，要求凡是參與考評的(de)網點應有(yǒu)3個年(nián)度的(de)檔案材料，一(yī)般會通過兩個維度進行(xíng)分類：一(yī)是按照年(nián)份分類，每年(nián)度按照3.0标準進行(xíng)劃分歸納；二是按照标準中對應檢查的(de)版塊進行(xíng)劃分，每個版塊再進行(xíng)年(nián)份的(de)歸納。
優化提升
第二階段也就是二次整理(lǐ)，主要是根據項目組專家的(de)意見進行(xíng)優化提升，主要針對活動、培訓類，确保有(yǒu)計劃、有(yǒu)總結。在對活動、培訓類的(de)事件整理(lǐ)過程中，要求活動文檔中要有(yǒu)方案/計劃、有(yǒu)總結/通訊稿、有(yǒu)現場照片/視(shì)頻。
精細規整
第三階段是精細規整，根據專家意見進行(xíng)精細規整，區分省、市(shì)、網點發文，确保制度性文檔的(de)恰當性。這一(yī)階段主要就各行(xíng)發布的(de)文件格式、類目進行(xíng)統一(yī)分類。例如(rú)有(yǒu)些文件需要添加紅(hóng)頭文、紅(hóng)頭文權限問題等。
裝訂成冊
最後階段是裝訂成冊，根據檢查細項扣分标準進行(xíng)查漏補缺，向檔案負責人彙報檔案規整情況。根據十大項輔導網點員工進行(xíng)全面梳理(lǐ)，按照檔案梳理(lǐ)原則進行(xíng)歸檔分類，補齊文件，形成一(yī)套系統化的(de)資料，全面覆蓋網點文化、服務、績效、社會履職、業務等方方面面，其中包括電子(zǐ)文檔和(hé)紙質文檔。
除了傳統的(de)網點文化宣傳手冊及服務形象宣傳片外，電子(zǐ)文檔要求能迅速找到對應的(de)文件材料，書面材料要求有(yǒu)一(yī)定的(de)閱讀感和(hé)視(shì)覺感。
檔案管理(lǐ)工作要有(yǒu)邏輯，也要兼顧嚴密性。在創優過程中想要補充檔案管理(lǐ)方面的(de)短(duǎn)闆，就應該做(zuò)到系統的(de)管理(lǐ)、分類，有(yǒu)專項負責人，形成專業的(de)管理(lǐ)團隊。